Nerečnite a ukážte mi to

V minulom článku na blogu sme sa zaoberali témou “smerovanie” vo firme a sľubovali sme, že k tomu pridáme ešte ďalšie informácie.

Ako zariadiť perfektné smerovanie – toky/procesy vo firme?

Má to v podstate tri kroky:

1. Vedieť ako to má v ideále vyzerať.
2. Skontrolovať existujúci stav.
3. Postupne opraviť odchýlky a nastoliť ideál.

Dnes si povieme čosi o kroku č. 2.

V praxi som to robil už veľakrát a takmer vždy to je šokujúca udalosť pre vedenie firmy. Pointa spočíva v tom, že si nechám všetko predviesť, chcem to vidieť na vlastné oči a podľa možností tam, kde sa ten úsek nejakého procesu odohráva.

Šéfovia mi často vysvetľujú ako to má fungovať a ja ich často zahriaknem: “Nerečnite a ukážte mi to!”

Dajme si príklad na firme, ktorá rozváža objednaný tovar svojim zákazníkom.

Ak je to akokoľvek možné, začnem na konci procesu. Povedzme, že sa zameriam na bod, kde sa zbierajú zákazníkmi podpísané dodacie listy. Obvykle je to nejaké administratívne oddelenie, kde sa spárujú dodacie listy s objednávkami, zálohovými faktúrami, prípadne sa ešte vystavujú ostré faktúry, kontrolujú sa tam úhrady a pod. Idem sa tam pozrieť  a nechám si to všetko predviesť. Vyzerá to jednoducho, ale ja chcem vidieť každý dokument, každú operáciu, ako to robia v počítačoch, kde sú papiere a pod.

Potom príde klasická otázka – “Ako sa sem dostane ten podpísaný dodací list?” Na to mi spravidla odpovedia, že ich donesú šoféri. A ja sa nedám odbiť, ja chcem vidieť živých šoférov a ich žiadam, aby mi ukázali, čo s tými dodacími listami urobia.

Hop, niektorí ich odnesú fakturantke, niektorí ich vložia do príslušnej zásuvky na chodbe a iní ich odnesú na zákazkové oddelenie, lebo tam ich chce ktosi ešte skontrolovať, veď čo keď je tam nejaká reklamácia?

Viete kam mierim?

Správne – v tej istej firme to veľmi často robia rôzni ľudia po svojom. Majiteľ či šéf firmy žasne, lebo bol presvedčený, že tu panuje štandard.

Nech už je to akokoľvek, robím si poznámky z pozorovania a kópie dokladov kladiem v zistenom poradí na veľký stôl v zasadačke.

Samozrejme, dodací list sa dostáva k šoférovi v sklade pri nakládke tovaru, musí to všetko skontrolovať, naložiť v správnom poradí podľa plánu rozvozu, atď.

Ako dokážu skladníci nachystať dodacie listy a tovar?

Lebo nejaké oddelenie získalo objednávky, atď., atď.

Podľa predchádzajúceho článku o “hlavnom priebehu vo firme” si nechám všetko predviesť, zdokumentujem, poukladám na stôl a veľmi často narazíme na niečo, čo nedáva nijaký zmysel, tak kladiem doplňujúce otázky. Šéf je prítomný, ale väčšinou musím krotiť jeho snahu vysvetľovať, ja chcem jednoducho vidieť, ako to NAOZAJ funguje.

Možno až polovica šéfov má tendenciu skolabovať, prípadne to chce v istej chvíli vzdať a utekať “riešiť niečo dôležité”, lebo takýto pohľad na vlastnú firmu je často šokujúci.

Treba však povedať, že vnímavý šéf dokáže bez akejkoľvek ďalšej rady vďaka tomuto postupu ušetriť pracovné operácie, šetriť čas, ľudí a peniaze. Minule sme v jednej firme odstránením jediného kroku ušetrili 15 pracovných síl, ktoré tá to expandujúca firma mohla presunúť na iné miesto.

A viete prečo takéto niečo nevedia šéfovia urobiť sami?

Lebo

1. nemajú výdrž dokončiť ten prieskum sami,
2. nechajú sa z úlohy odviesť nejakým objaveným akútnym “problémom”,
3. nevedia na čo pozerať,
4. nemajú v hlave požadovaný ideál organizácie.

Viete o čom hovoríme?

Nabudúce si povieme, čo je najčastejšia a najväčšia chyba v tomto priebehu.