Ako spísať klobúk

Pod pojmom „klobúk“ rozumieme post, pracovnú pozíciu a tento pojem ďaleko presahuje to, čo voláme „pracovná náplň“. Vo všeobecnosti hovoríme o troch hlavných častiach – 1. Pozícia (ako sa volá, kde v organizácii sa nachádza), 2. Činnosti (pracovné postupy a technológie, smernice) a 3. Produkt (výsledok práce, jeho definícia a komu sa má odovzdať).

Ak firma expanduje a potrebuje rozšíriť rady svojich zamestnancov, alebo ak dochádza k výmene pracovníkov, spísaný klobúk nesmierne uľahčí tento proces. Ak totiž odíde skúsený zamestnanec a jeho znalosti nebudú zaznamenané, firma trpí amnéziou a nový človek musí nanovo objavovať niečo, čo už bolo dávno vymyslené.

Povedzme si teraz o tom, ako sa dá klobúk spísať. Ako vo všetkom, aj tu môžeme použiť rozličné úrovne a štandardy.

Zoznam činností

Najjednoduchšia cesta k spísanému klobúku (aj keď nedostatočná), je spísať všetky možné činnosti, ktoré vykonával predchádzajúci zamestnanec. Je lepšie spisovať to postupne popri výkone práce, lebo ak si má odchádzajúci pracovník sadnúť za stôl a všetko spísať spamäti, je veľká pravdepodobnosť, že na niečo zabudne. 

Problém so zoznamom činností je v tom, že nebývajú zoradené do logickej postupnosti, ktorá by definovala za sebou idúce kroky, ktoré vedú k žiadanému výsledku a často tam budú niektoré časti procesu chýbať. To je ako keby sme pri varení gulášu spísali činnosti náhodne nejako takto:

• dozerať, aby guláš neprihorel
• krájať cibuľu
• nakúpiť mäso
• šúpať zemiaky
• nabrúsiť nôž
• podlievať
• ochutiť soľou
• prikladať na oheň

Je to asi lepšie ako nič, lebo nám to dáva istú predstavu o tom, čo sa od pracovníka očakáva, ale máme omnoho presnejšie spôsoby, ako to spísať. V prvom rade by sme po prvotnom spísaní činností mali urobiť poriadok s postupnosťou krokov, je predsa logické, že brúsiť nôž by sme mali skôr, ako sa dostaneme ku krájaniu cibule a mäsa. Keď si pozriete kuchársku knihu, tak zistíte, že recept na varenie gulášu obsahuje vždy suroviny (tie musíme mať kúpené ešte pred začiatkom varenia) a aj za sebou idúce kroky/operácie, ktoré nás privedú k uvarenému gulášu.

Definujte produkt

Je obrovskou výhodou, ak v klobúku napíšeme finálny výsledok, ktorý požadujeme od zamestnanca. Ak mu môžeme ukázať hotový guláš, vidí jeho zloženie, farbu, konzistenciu, môže ho ochutnať, následne sa môžeme zaoberať otázkou, aké činnosti k nemu vedú. Tomu aj hovoríme, že ide o manažérsky prístup ku klobúku – najprv si musíme objasniť, čo má byť výsledkom našej snahy a od toho sa dá spätne odvodiť, aké kroky k tomu vedú. Útočníkovi vo futbale povieme, že očakávame strelený gól, prípadne finálnu prihrávku spoluhráčovi, z ktorej ten strelí gól, až potom rozoberáme činnosti, ktoré súvisia so správnym pohybom a postavením na ihrisku, tréning a akúkoľvek prípravu, regeneráciu, atď. 

V ideálnom prípade najímate ľudí, ktorým by stačilo definovať očakávaný produkt a oni by mali dosť rozumu, ochoty a životných skúseností, aby si vedeli sami odvodiť kroky, ktoré ich dovedú k produktu. Je totiž jednoduchšie mať človeka ktorému stačí dať do rúk stan a poviete, že tu ho chcete mať postavený, ako mať nesamostaného zamestnanca, ktorému musíte povedať, aby išiel do dielne po kladivo, „tu vyber kolíky“, „nebúchaj tak silno“, „počkaj, tu to napni“, atď. teda musíte mu dávať jeden pokyn za druhým, inak sa výsledku nedočkáte.

Ak chceme dosahovať produkty, nesmierne dôležitou témou je začiatok cyklu, teda informácie, vstupy a suroviny, ktoré často poskytujú kolegovia. Pre nich sú tieto vstupy ICH PRODUKTY, predstavme si napr., že niekto iný sa stará o to, že v kuchyni sú na stanovenom mieste uložené nabrúsené nože, v chladničke je odležané mäso, máme k dispozícii riad, varechy, atď. Aby mohol kuchár bez zaváhania siahnuť za nožom, potrebujeme niekoho, koho produkt je „vybavená kuchyňa“ a súčasťou jeho povinností je brúsenie nožov buď strojovo, alebo na brusných kameňoch, čo je celá veda sama o sebe, keďže o brúsení nožov sa dá napísať menšia kniha. Niekto by mohol namietať, že dobrý kuchár nepustí svoje nože z rúk a brúsi si ich sám, ale tu už treba poukázať na ďalší manažérsky fakt, že nabrúsený nôž je produkt nejakého zamestnanca, ktorý má nasadený príslušný klobúk a tento PREDCHÁDZA procesu varenia, no v ich reštaurácii to celé prislúcha klobúku „kuchár“. Spisovanie klobúkov je často mätúce práve preto, že klobúk „kuchár“ sa niekomu zlieva aj do klobúkov „brusič“, „zásobovač“, „skladník“ a „umývač riadov“. V reštaurácii všetky tie klobúky často dajú do jedného rozsiahlejšieho celku pod názvom „kuchár“, ale život už so priniesol fakt, že „čašník“ už musí byť ďalší klobúk, ktorý v procese nasleduje za kuchárom, pričom každý z tých klobúkov má definované činnosti a produkt. Keď to všetko zoradíme do správneho poradia a každý človek si splní svoje povinnosti, potom môže firma fungovať, lebo každý zamestnanec dostáva od svojich kolegov niečo hotové, na čom odrobí svoj diel a odovzdáva to ako štafetový kolík ďalej, až to napokon skončí všetko u spokojného zákazníka.

Už aj tak jednoduchá aktivita, ako je varenie gulášu, nám ukazuje, že pre skvelý výsledok by sme potrebovali aspoň jednu stranu textu, a aj to sme zostali len pri úplných základoch. Ak by sme totiž pridali znalosti potrebné na to, aby sme vedeli, ako správne vybrať mäso, ako pri nakupovaní rozoznať, že nebude tvrdé ako podošva, ako zabezpečiť, že je dostatočne čerstvé, ale zároveň odležané, atď., celý klobúk by sa dosť rozšíril, pripomeňme si aj knižku venovanú brúseniu nožov, atď.

Predstavte si teraz priemernú firmu a zistíte, že jej činnosti sa skladajú z veľkého počtu procesov, z ktorých každý má svoje za sebou idúce činnosti a každý vedie k definovanému podproduktu, ktorý si zamestnanci posúvajú ako štafetu. 

Šéf v pekelnom strese

Aká je šanca, že nie všetko je dobre zorganizované a rôzne nedostatky vybuchujú manažmentu do tváre? Aká je šanca, že tie rôzne problémy zamestnanci nevedia správne identifikovať, ani samostatne vyriešiť a donekonečna sa budú obracať na šéfa, aby to buď urobil on sám, alebo im dal ad hoc pokyn, čo s tým majú urobiť? Čím viac rozbehnete firmu do veľkých výkonov, tým viac sa tieto drobné nedostatky budú prejavovať vyrušovaním šéfa, ktorý nebude stíhať delegovať, prípadne musí sám robiť akékoľvek činnosti, ktoré buď nie sú pridelené zamestnancom s príslušným klobúkom, alebo pridelené sú, ale tí pracovníci to nezvládajú. Ak nemáte dobre zvládnuté procesy, šéf bude ako taký hasič skákať na všetky krízové situácie a pracovať 18 hodín denne. Teoreticky vie, že by mal začať delegovať a zbavovať sa aspoň časti svojich činností, ale zároveň ho drví fakt, že aj to si vyžaduje čas, ktorý nemá. 

V danej situácii si treba uvedomiť jednu pozitívnu vec. Je jedno v akom pekelnom tempe sa nachádza firma, a s akým vypätím sa musí pracovať, toto je tá produkcia, ktorú organizácia zvláda s tými prostriedkami, ktoré má k dispozícii. V takej situácii je dobré vyhrnúť rukávy a nechať ju nejaký čas bežať, bez ohľadu na to, ako sa javí, že sa to nedá vydržať.

Prečo?

Lebo akokoľvek to je namáhavé, šéf a jeho tím dokážu postupne dostávať veci pod kontrolu a všímať si, čo funguje, čo je dôležité, a ako tú produkciu udržiavať. Následne je možné pracovať na tom, aby sa konečne začalo s delegovaním úloh. Tu môže veľmi zavážiť fakt, či je k dispozícii nejaký pracovník, ktorý vie zapísať všetky činnosti a potom to všetko vytriediť do za sebou idúcich procesov. Zvlášť dôležité je chodiť šéfovi „za chrbtom“ a pokúsiť sa objaviť všetky tie prípady, kedy šéf pravidelne pláta dieru v nejakom procese, stojí ho to veľa času, a ten úsek by sa dal niekomu odovzdať; občas bohužiaľ zistíme, že ten pracovník, ktorý je za daný úsek procesu zodpovedný, zúfalo nezvláda svoju prácu a bez jeho výmeny ani nie je nádej, že by sa to dalo rozumným spôsobom delegovať.

Kľúčová vec je doslova nakresliť procesy a sústrediť sa na definície produktov, ktoré tvoria akési rozhrania medzi líniami. Potom sa musíme pozrieť na to, kto to má na starosti, a či máme spísané všetky činnosti, návody, smernice, ktoré určujú, ako sa má pracovník rozhodovať, aby spoľahlivo dodal svoj produkt. Len takto si organizácia zrazu uvedomí, že nečelí jednému zmiešanému gulášu mätúcich situácií, ale všetko má v sebe vnútornú logiku a každá činnosť sa dá priradiť k niektorému procesu.