Asistentka, sekretárka, záchrana šéfa?

Nedávno sme urobili medzi šéfmi prieskum na tému asistentka – sekretárka. Prekvapivé percento uviedlo, že by uvítali novú posilu na tomto poste, dokonca mnohí by boli ochotní zaplatiť slušnú sumu peňazí, ak by im niekto dodal sekretárku „na kľúč“. Nejeden by dokonca vymenil existujúcu sekretárku za novú. Prečo?

Bohužiaľ, iba málo ľudí má predstavu o tom, ako veľmi dokáže manažérsky vzdelaná asistentka odbúrať stres a oddialiť, či úplne odstrániť hroziaci syndróm vyhorenia. Je to dané aj prijatým a uznávaným stereotypom, že sekretárka má predovšetkým variť kávu, nechať si diktovať texty mailov, či vybavovať pre šéfa rôzne drobnosti.

Iba málokomu príde na um, že asistentka by mala (okrem iného) evidovať každú úlohu, ktorú šéf vydal, sledovať ju a samostatne požadovať jej splnenie v „mene šéfa“.

Tieto veci si vyžadujú guráž. Toto nemôže robiť povrchná „puťka“, ktorá si myslí, že tá najdôležitejšia vec v jej práci je kvalitná manikúra.

Ak si dáte prácu s tým, aby ste odhalili, čo ľudia vyhľadávajú na Google v súvislosti s pojmom asistentka – sekretárka, tak by ste žasli nad tým, ako často sa vo vyhľadávači objavia výrazy ako „práca bratislava„, „práca slovensko„, „ponuka práca„. Inak povedané, asi najčastejšie vyhľadávaný post je asistentka, či už ako sekretárky, či asistentka predaja a pod. Ženy hľadajú takéto zamestnanie veľmi často…

Lenže tu narážame na to, že mladé dievčatá, ktoré chcú takúto prácu, nemajú pochopené, čo skutočne obnáša slovo administratíva. Je to z latinského ad – ministrare, teda „slúžiť pre“. Šéf potrebuje, aby asistentka vedela efektívne riadiť šéfov čas (toto je často pre šéfov často nepredstaviteľné), chránila jeho efektivutu tým, že nikto nemôže nosiť na riaditeľov stôl problémy bez toho, aby k tomu neponúkol úplný návrh riešenia, atď.

Smerovať pozornosť šéfa na veci, ktoré najviac ovplyvňujú príjmy firmy, jej prosperitu a dlhodobé prežitie, to si vyžaduje vysokú profesionalitu, zdatnosť a odolnosť. Žiadna škola v dnešnej dobe nechystá tento typ sekretárky. Pritom voľné pozície by boli k dispozícii práve takýmto dievčatám a dámam, ktoré vedia, že ponuka práce čaká pre tie, ktoré maximálne znásobia šéfove úsilie.

 Možno by sme mali ambiciózne študentky vyškoliť a vytrénovať v tom, čo od nich špičkoví manažéri skutočne očakávajú. Nebude to perfektné líčenie, ani umenie podávania kávy. Bude to dokonalá znalosť princípov riadenia, komunikácia a schopnosť ustrážiť splnenie úloh, ktoré šéf zadal.

Možno by sa nám takéto ambiciózne dámy mali prihlásiť, my ich naučíme a „predáme“ šéfom ako hotového človeka.

Foto: © Fotolia.com