Najväčšia chyba procesu vo firme

V tomto článku nadviažem na seriál o “Hlavnom priebehu” a dodržím sľub, že si objasníme najväčšiu a najčastejšiu chybu tohto procesu. Tu nájdete prvú časť seriálu a tu druhú.

Predstavte si výrobný podnik, ktorý využíva princíp pásovej výroby. Na začiatku by sme dali na pás rám nákladného auta, na ktorý by sme nasadili nápravy, v ďalšej operácii by sme osadili motor s prevodovkou, namontovali všetky armatúry, kabínu, atď. – jednoducho by sa po páse pohybovalo stále kompletnejšie auto, až by na konci z výrobnej linky odišiel hotový výrobok.

Iste nie je ťažké predstaviť si to.

Ale teraz pozor. Predstavte si, že pracovníci, ktorí na nejakom mieste inštalujú motor, by museli na povel utekať na inú pozíciu a tam by povedzme namontovali káblové zväzky vedúce k zadným svetlám. Potom by sme ich vyzvali, aby vlepili do karosérie predné sklo a potom by sa poklusom vrátili opäť montovať motor do ďalšieho vozidla.

Každý súdny manažér povie, že to je úplná hlúposť, lebo výrobný pás by sa musel neustále zastavovať, lebo ak partia robotníkov montuje predné sklo, pozícia s montážou motora je prázdna a nemá tam kto pracovať.

Administratíva od macochy?

Ak je toto také jasné vo výrobe, prečo potom šéfovia neurobia to isté v administratívnej oblasti?

Povedzme, že máme predajcov áut. Oni v predajni ponúkajú vozidlá zákazníkom, chodia s nimi na predvádzacie jazdy, vystavujú ponuky, objednávajú vozidlá, vypisujú špecifikácie, sledujú proces dovozu od výrobcu, zadávajú technikom pokyn na prípravu vozidla, odovzdávajú ho klientovi, atď. – ani sme tu nespomenuli všetko. A teraz jedna vec na zamyslenie:

Ak je predavač áut niekto, kto sa má sústrediť na komunikáciu so zákazníkmi za účelom predaja ďalšieho vozidla, nie je náhodou práca pri chystaní vozidla s technikmi niečo podobné ako pobehovanie robotníkov od montáže motora k lepeniu skla?

Každá minúta, ktorú predajca venuje technickým záležitostiam pred odovzdaním auta je minúta, ktorú nevenoval telefonovaniu, robeniu ponúk, skrátka – uzatváraniu obchodov.

Možno sa vám to nezdá dôležité, ale predavači bežne robia aktivity, ktoré sú v hlavnom priebehu firmy až za bodom, kedy sa už obchod uzavrel a máme od klienta podpísanú objednávku. Možno až 65% ich činností sa netýka predaja. Robil som konzultačný projekt, kde sme predajcov úplne “odsekli” od činností, ktoré už so získaním objednávok nesúvisia a nárast aktivít v samotnom predaji (telefonovanie, stretnutia, predvádzacie jazdy, ponuky a pod.) predstavoval 350 percent! Objem predaja narástol o 110 percent.

Poznám firmy, kde predajné a odbytové oddelenie rieši reklamácie, podpísané dodacie listy, vychystávanie v sklade a všeličo možné a zmätky v logistike zaberajú toľko času, že sa obchodný tím venuje predaju len zlomok svojho času.

Každý robí všetko…

Niekde to majú zorganizované lepšie, niekde je to úplná bieda – rozumej – každý robí všetko.

Začiatkom 20. storočia aplikoval Henry Ford princípy pásovej výroby. Začiatkom 21. storočia ešte stále nepochopili majitelia firiem, že podobný princíp má fungovať aj v administratíve.

Žasli by ste, ako by sa zvýšila efektivita fungovania firmy, keby sa ten tzv. hlavný priebeh konečne upratal.

O zavádzaní týchto myšlienok do praxe si prečítate v ďalšom dieli tohto seriálu.