Smerovanie

Absolventov našich školení často “chytila za srdce” jedna téma a tou je “orgboard”.

Čo je to ten orgboard?

Je to skrátené pomenovanie niečoho, čo nazývame aj “organizujúca tabuľa”. Inak povedané – to je ten zázračný manažérsky nástroj, v ktorom logicky vysvetľujeme všetky funkcie vo firme. A ak hovorím všetky, tak aj mám na mysli všetky! Krása tohto nástroja vynikne najmä vtedy, ak si uvedomíme, že všetky funkcie potrebné pre správny beh firmy vieme zadefinovať pre organizáciu ľubovoľnej veľkosti.

Nečudo, že po seminároch sa mnoho šéfov rozhodne zaviesť do praxe práve tento nástroj.  Je to vcelku správna úvaha. Ak chce mať niekto naozaj dobre fungujúcu firmu, tejto úlohe sa nevyhne.

Stručný náčrt orgboardu

Ale teraz pozor. Skúsený manažér či konzultant na vlastnej koži zistil, že najefektívnejšie to bude vtedy, ak tomu bude predchádzať ešte jeden krok: najprv musíte nastaviť tzv. základný priebeh vo firme.

V krátkosti by sa dalo povedať, že ide o nasledovnú postupnosť:

Produkty

Najvyššia autorita firmy (to je spravidla majiteľ) musí definovať čím sa bude firma živiť, čo bude štandardne ponúkať, musí definovať vlastné produkty, ich cenotovorbu, kvalitatívnu úroveň a týmto zároveň definuje aj základnú identitu firmy. Všimnite si, že organizácii príliš neprospieva, ak niekto svojvoľne a bez kontroly zavádza do ponuky nejaké nové produkty, prípadne mení pravidlá cenotvorby.

⬇︎

Marketing a propagácia

Zoznam produktov je surovinou pre marketing. Tam sa má vytvoriť funkčný koncept pre propagáciu produktov, nájsť línie k cieľovým skupinám a to tak, aby do firmy smeroval dopyt.

⬇︎

Predaj

Záujemcov musí podchytiť obchodné oddelenie, často sú to jednoducho predajcovia – obchodní zástupcovia. Oni ten dopyt berú ako prihrávku, ktorú majú premeniť na strelenie gólu = objednávku/kontrakt.

(Všimnite si, že ak nefunguje predchádzajúci krok – marketing, tak túto funkciu predajcovia dajako nahradia a sami oslovujú potenciálnych zákazníkov, aby vytvorili záujem).

⬇︎

Fakturácia

Ak máme objednávku, často sa vystavuje aspoň zálohová faktúra. Niekde sa vyžaduje aspoň zálohová platba, niekde zas zákazníkom garantujeme splatnosť po dodávke služby či tovaru. Ale aj v takom prípade je oddelenie informované, že bude treba vystaviť faktúru.

⬇︎

Dodávka

Ak máme uspokojiť objednávku, musíme nakupovať tovar, mať sklad, celú logistiku, prípravu, výrobu alebo čokoľvek, čo zodpovedá charakteru našej firmy. Jednoducho musíme byť schopní dodať to, čo si zákazník objednal a poskytnúť k tomu aj príslušný servis. Teda toto je základ organizácie, tu dodávame to, za čo zákazník platí.

⬇︎

Kontrola kvality

Kým niečo definitívne dodáme zákazníkovi, ešte sa to musí skontrolovať. Firmy sú v tomto rôzne, môže to byť naozaj kontrola vo forme technickej skúšobne, alebo je to len konečná kontrola vzhľadu jedla na tanieri, ktoré má čašník odniesť hosťovi na stôl a pod.

Je to tak, že vo firme je veľa ďalších funkcií a žiadnu nemôžete z dlhodobého hľadiska úplne zanedbať, ale ak nefunguje čokoľvek z toho, čo ste si prečítali vyššie, tak môžete začať biť na poplach a pripraviť sa naolejovať svoj stroj.

Z dlhodobých skúseností konzultanta a prednášateľa môžem povedať, že tieto funkcie treba mať vyladené takmer do perfekcie, inak sa tvorba orgboardu stane príliš formálnou záležitosťou, ak sa to vôbec podarí dokončiť.

Tento základný priebeh by sa dal prirovnať k základným životným funkciám, ktoré sa snažíme vyriešiť ako prvé, keď poskytujeme prvú pomoc. Dávame naporiadok dýchanie, tep srdca a prípadné masívne krvácanie. Odreniny si nevšímame, ani žiadne iné zranenia, kým neobnovíme základné životné funkcie.

Skúste si teraz na domácu úlohu skontrolovať základný priebeh. Vytlačte si tento článok a dopíšte si k jednotlivým funkciám mená a napíšte si poznámky ako dobre táto oblasť firmy funguje. Prípadne mi svoje komentáre a zistenia napíšte na e-mail.

xxx

Nabudúce si k tejto téme prezradíme ešte jedno veľké tajomstvo.

Poznámka: Spomínaný orgboard preberaný na našich školeniach je inšpirovaný Manažérskym systémom L. Ron Hubbarda.