Náprava procesu v praxi

Nejaký čas sa v blogu venujeme nastavovaniu organizácie firmy, spomínali sme orgboard a hlavný proces vo firme. Keď sme postupovali podľa princípu spomínaného v posledných článkoch, narazil som na jeden nečakaný efekt. Ale poďme poporiadku…

V tejto štvrtej časti seriálu hovoríme o firme, kde jeden zamestnanec zvykol získať objednávku (čo je vlastne predaj), ten istý človek potom musel zohnať dodávateľa (čo je niečo ako nákup kapacít) a potom ešte musel ustrážiť celý proces (robil v podstate dispečera). Takýchto univerzálnych pracovníkov tam majú viac.

Nehovorím, že sa to nedá takto robiť, šikovní pracovníci to dokázateľne zvládnu, ale sú s tým spojené viaceré problémy. Napríklad – zaškolenie nového človeka je nesmierne ťažké. Rozsah vedomostí a zručností je obrovský, nový pracovník sa veľmi dlho bezradne prizerá, poslední dvaja rýchlo vycúvali a odišli ešte v skúšobnej dobe. Navyše starí harcovníci majú tak veľa roboty, že toho nového nemajú čas zaúčať. Ak z neho urobíme tichého prísediaceho, nedokáže sa rýchlo orientovať, lebo netuší na ktorej časti procesu a ktorej zákazke sa práve pracuje. Telefóny vyzváňajú, prichádzajúce maily ticho žblnkajú – no je to jeden chaos!

S majiteľom firmy sme vytvorili orgboard (organizujúcu tabuľu, viď príslušný článok) a k tomu sme mali vytvorený spomínaný náčrt hlavného priebehu. Teraz sme potrebovali prijať nového človeka do firmy, ktorý by za iných okolností opäť musel zvládnuť celý ten priebeh. Ale my sme mu tentokrát vyčlenili len tú dispečerskú časť. Pozbierali sme si o tom dáta, nachystali postupy a prvý krát sa firma vybrala cestou špecializácie.

Treba povedať, že doteraz pracovníci strávili značnú časť pracovnej doby neustálym telefonovaním či už dodávateľ začal riešiť zákazku, či už jeho ľudia prišli na miesto, či všetko prebieha ako má, či dokončili prácu… To všetko pomedzi rokovaniami o nových obchodoch, či získavaní voľných kapacít u dodávateľov. No hotový cirkus.

Teraz sme starých kolegov nachystali na to, že žiadny dispečing robiť nebudú. Musia len precízne odovzdať všetky informácie, aby bolo možné ten dispečing profesionálne zabezpečiť. Dočasne sa na túto pozíciu posadí aj samotný majiteľ, ktorý tú prácu perfektne pozná, veď kedysi prechádzal fázou “jednochlapová eseročka”. Sústredí sa zároveň na to, aby bolo možné zaškoliť nového človeka ako špecialistu.

A tu nastal nečakaný zvrat: majiteľ pochopil, že k piatim všeumelcom by iba ťažko naveky pridával ďalších expertov “na všetko”. Jeho firma by narazila na prirodzené hranice tohto modelu. Ale teraz začíname proces rozsekávať. A majiteľ sa vyjadril, že zrazu je celý nabudený pri pomyslení na nové možnosti a dimenzie – z malej firmy o pár ľuďoch (ktorá síce dosahovala každoročne krásne nárasty obratu), bude až teraz možné vybudovať skutočný podnik.

Toto je veľmi dôležité!

Ak na majiteľovi firmy leží určitá pochybnosť, alebo má sám limity v predstavách o tom, čo je vôbec dosiahnuteľné, to býva veľmi silná bariéra. Ale ak novou organizáciou dosiahneme chuť bojovať vo vyššej lige, potom sa jedná o nesmierne dôležitý krok k úspechu.